Datenschutzinformationen für Veranstaltungen des BUJ e.V. /unter Beteiligung des BUJ e.V.
Der BUJ e.V. (nachfolgend BUJ) informiert Sie mit diesen Datenschutzinformationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen des BUJ für seine Mitglieder (z.B. Gremien-, Fach- und Regionalgruppensitzungen sowie mitgliederoffenen Talks) und öffentliche (Fort-/Weiterbildungs-)Veranstaltungen oder bei denen der BUJ die Funktion eines Ausstellers und/oder Mitveranstalters innehat (im Folgenden: Veranstaltung). Ihre personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet.
Gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten
Der gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche bei Veranstaltungen, bei denen der BUJ als Veranstalter im Rechtssinne gilt, ist:
BUJ e.V.
c/o ABC Workspaces
Bertha-Benz-Straße 5
10557 Berlin
E-Mail: datenschutz@buj-verband.de
Telefon: 030-206414940
Der Datenschutzbeauftragte des BUJ ist unter der o.g. Anschrift in Berlin zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@buj-verband.de erreichbar.
Sollten Sie Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Der BUJ ist lediglich dann bei der Teilnahme an Messen und/oder sonstigen Veranstaltungen Dritter Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, wenn der BUJ personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung
a) Veranstaltungsanmeldung bei Veranstaltungen des BUJ
Der BUJ erhebt und verarbeitet im Rahmen der Anmeldung und Durchführung von Veranstaltungen regelmäßig folgende Pflichtdaten:
• Name, Vorname,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Arbeitgeber/Funktionsbezeichnung
• Aktuell noch nach der jeweils einschlägigen Corona-Landesschutzverordnung und im Rahmen sonstiger gesetzlicher Regelungen notwendige Daten (3G, 2G, 2G+)
Der BUJ verarbeitet diese Pflichtangaben um Ihre Identifikation als Teilnehmer der Veranstaltung zu ermöglichen und etwaige Fehleingaben in der Dateneingabe zu erkennen und zu korrigieren. Weiterhin verwenden wir die Daten zur Reservierung Ihres Teilnahmeplatzes; aufgrund von Vorgaben der jeweils gültigen Corona-Landesschutzverordnung, sowie ggf. um den Vertrag über die Teilnahme an der gewünschten Veranstaltung mit Ihnen zu begründen.
Weiterhin werden die oben genannten Pflichtangaben genutzt, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten zu erstellen und mit Ihnen vor, während oder nach der Veranstaltung mit Informationen in Bezug auf die Veranstaltung und deren Durchführung in Kontakt zu treten, um die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Ihre Anfrage und ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO aufgrund der oben genannten Zwecke sowie für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sofern der Teilnehmer in Bezug auf seine oben genannten Pflichtangaben in weitere Datenverarbeitungen eingewilligt hat, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie haben ggf. die Möglichkeit über die o.g. Pflichtangaben hinaus weiteren Informationen bereitzustellen. Die Angabe dieser Daten kann von Ihnen freiwillig vorgenommen werden und ermöglicht dem BUJ die Möglichkeit einer interessengerechteren Planung und Durchführung der von Ihnen gebuchten Veranstaltung.
Die Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Zwecke, die außerhalb der Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung liegen; bspw. zum Zwecke der zukünftigen Information über vergleichbare Veranstaltungen findet nur statt, sofern Sie in die entsprechende Nutzung entweder ausdrücklich eingewilligt haben oder eine gesonderte Information von unserer Seite bei Erhebung der E-Mail-Adresse unter Hinweis auf Ihr Widerrufsrecht stattgefunden hat. Sollte eine Einwilligung nicht die Grundlage für die Verwendung bilden, wird die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO im Hinblick auf das berechtigte Interesse des BUJ, Teilnehmer auf weitere Veranstaltungen hinzuweisen, vorgenommen.
In der Regel sechs Monate nach Durchführung der Veranstaltung und nachfolgender Maßnahmen (bspw. Versand von Veranstaltungsfolien etc.) werden die bei Veranstaltungen und/oder Ihrer Anmeldung hierzu erhobenen personenbezogenen Daten gelöscht. Der BUJ behält sich hiervon Ausnahmen vor. Diese Ausnahmen sind insbesondere in folgenden Fällen vorgesehen:
● wenn der BUJ gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO und sonstige vereins- oder steuerrechtliche Anforderungen) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist. Der Umfang einer solchen Speicherung ist durch die bestehende Aufbewahrungspflicht begrenzt.
● wenn eine Einwilligung von Ihrer Seite hinsichtlich einer darüber hinausgehenden Speicherung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO besteht.
● wenn der BUJ die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse entsprechend den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG zur Information über bevorstehende Veranstaltungen per E-Mail nutzt. Insofern erfolgt eine Speicherung Ihrer E-Mail-Adresse sowie Ihres Vor- und Nachnamen bis Sie ein Widerspruch hinsichtlich der Verarbeitung zu diesem Zweck eingelegt und dem BUJ zur Kenntnis gebracht wird.
b) Online-Anmeldung
Bei der Anmeldung über ein Online-Formular auf unserer Website oder einer anderen Landingpage weisen wir ebenfalls auf unsere Datenschutzinformation hin, die Aufklärung darüber bietet, welche Daten bereits beim Besuch unserer Website erhoben und verarbeitet werden.
c) Anmeldung zum Newsletter im Rahmen der Veranstaltung
Die Registrierung für die Zusendung von regelmäßigen Newslettern oder vergleichbare Angebote kann im Rahmen von Veranstaltungen bzw. auf Messen angeboten werden. Eine solche Registrierung ist sowohl online, bei der Anmeldung zur Veranstaltung oder im Rahmen der Veranstaltung selbst möglich.
Die Zusendung von Newslettern erfolgt somit nur, wenn eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO vorliegt.
Voraussetzung für den Erhalt von BUJ Newslettern und anderer elektronischer Post ist die Bestätigung Ihrer Registrierung im sog. DOI-Verfahren. Hierbei erhalten Sie im Anschluss eine Registrierungsbenachrichtigung, die von Ihnen entsprechend aktiv bestätigt werden muss. Ihre Bestätigung ermöglicht uns den Nachweis, dass die Anmeldung von Ihnen initiiert wurde. (sog. Double-Opt-In).
Eine Abmeldung von dem Newsletter oder anderer elektronischer Kommunikation mit werblichem Charakter ist jederzeit, zum Beispiel über einen entsprechend vorgesehenen Link am Ende eines Newsletters, möglich. Daneben besteht auch die Option, den Wunsch zur Abmeldung jederzeit an datenschutz@buj-verband.de per E-Mail zu senden.
3. Foto- und Videoaufnahmen
Der BUJ wird seine Veranstaltungen regelmäßig selbst oder durch hierfür beauftragte Dritte mittels Audio- oder Videoaufnahmen dokumentieren, um diese Dokumentationen für interne Berichterstattungen (Print, Webseite und ggf. in Sozialen Medien) zu verwenden. Da die direkte oder indirekte Identifikation Ihrer Person bei den Aufnahmen nicht ausgeschlossen werden kann, werden diese als personenbezogene Daten eingeordnet.
Über die bereits genannten Verwendungszwecke hinaus nutzen wir die Aufnahmen ggf. außerdem für die öffentliche Nachberichterstattung auf unseren Medienplattformen wie zum Beispiel unserer Website und sozialen Netzwerken. Die Nutzung auf diesen Plattformen ist notwendig, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben.
4. Weitergabe von Daten an Dritte
Die im folgenden aufgeführten Zwecke sind eine abschließende Auflistung der Fälle, bei denen eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte stattfindet:
a) zur Vertragsabwicklung
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten wird vorgenommen, wenn dies gesetzlich zulässig und gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen notwendig ist. Davon umfasst ist vor allem die Weitergabe der personenbezogenen Daten an Partner der jeweiligen Veranstaltung, die mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung beauftragt sind. Sollte es zu einer Weitergabe von personenbezogenen Daten kommen, dürfen diese von dem Dritten ausschließlich zu den hier genannten Zwecken verwendet werden. Sofern eine solche Weitergabe stattfindet, werden jeweilige Partner durch entsprechende datenschutzrechtliche Verträge (bspw. Art. 28 Abs. 3 DSGVO) verpflichtet.
b) zu weiteren Zwecken
Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet darüber hinaus statt, wenn eine gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich von Ihnen erteilte Einwilligung vorliegt oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.
c) In Zusammenarbeit oder sonstiger Kooperation mit Dritten
Der Verband stellt im Zusammenhang mit dem Abschluss des Mitgliedsvertrages erhobenen Daten über das Mitglied bei Veranstaltungen des Verbandes auch den Referenten der jeweiligen Veranstaltung zur Verfügung sowie, sofern aus organisatorischen Gründen notwendig, Partnern.
5. Veranstaltungen mittels Online-Diensten
Der BUJ bietet teilweise auch Veranstaltungen an, die mittels der Nutzung von Online-Diensten (Videokonferenzsysteme) durchgeführt werden.
Hierzu nutzen wir einen Dienst der Firma Microsoft, namentlich das Videokonferenzsystem MS Teams. Mit der Firma Microsoft Ireland Operations Ltd. besteht ein Vertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO und ergänzende technische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Sofern Sie an den o.g. virtuellen Veranstaltungen unter Nutzung von MS Teams teilnehmen, können nachfolgende Daten erhoben und verarbeitet werden, die in europäischen Rechenzentren gespeichert werden:
• Zugangsdaten: Sie erhalten für die Anmeldung einen individualisierten Link, über den Sie an der Veranstaltung teilnehmen können.
• Inhaltsdaten, die Sie selbst und freiwillig im Rahmen der Veranstaltung zur Verfügung stellen: Es kann sich hierbei um Textnachrichten in Chats, Abstimmungen oder von Ihnen geteilte Dateien oder Bildschirme handeln.
• Profildaten, die in Ihrem MS Teams Account gespeichert sind oder Sie im Rahmen des Beitritts zum virtuellen Veranstaltungsraum eingeben: Teilnehmername, Profilbild, Status etc.
Es werden zudem systemseitig die Zeitpunkte und Daten Ihrer Einwahl und das Verlassen der Veranstaltung gespeichert. Dies ermöglicht dem BUJ insbesondere die Integrität der Veranstaltung zu gewährleisten. Weiterhin erlaubt die Speicherung dieser Daten dem BUJ Teilnahmebestätigungen etc. auszustellen.
Es werden zudem Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams erhoben. Diese Daten dienen der Problembehandlung und der Sicherheit des technischen Dienstes. Rechtsgrundlage ist hierbei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir für die Teilnehmer der Veranstaltung einen sicheren und störungsfreien Ablauf der Veranstaltung gewährleisten wollen.
Bitte beachten Sie daher, dass während der Veranstaltung ggf. Ihr Name, Profilfoto und Ihre Chat-Beiträge für andere Teilnehmer und die Moderatoren sichtbar sind. Sofern Sie dies nicht wünschen, stehen Ihnen entsprechende technische Möglichkeiten zur Verfügung.
Es gelten ergänzend die nachfolgenden Hinweise der Microsoft Ireland Operations Ltd:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
Microsoft Ireland Operations Ltd erhebt und nutzt dabei bestimmte Diagnosedaten in eigener Verantwortung und für eigene Zwecke. Hierbei agiert Microsoft Ireland Operations Ltd. als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
6. Betroffenenrechte
Sie haben folgende Rechte:
● eine von Ihnen erteilte Einwilligung kann von Ihnen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit uns gegenüber widerrufen werden. Bei einem solchen Widerruf darf die Datenverarbeitung von uns zukünftig nicht länger fortgeführt werden;
● nach Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, wovon vor allem die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten erfasst sind;
● nach Art. 16 DSGVO können Sie bei uns unmittelbar die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung der von Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
● nach Art. 17 DSGVO können Sie verlangen, dass die von Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht werden. Ausnahmen hinsichtlich eines solchen Anspruchs bestehen, wenn die Verarbeitung aufgrund des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist;
● nach Art. 18 DSGVO können Sie uns gegenüber verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt werden soll, mit der Begründung, dass die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig geschieht. Eine Löschung der Daten wird von Ihnen jedoch abgelehnt und wir benötigen diese Daten nicht länger, Sie sind auf diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf diese angewiesen oder haben gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt;
● nach Art. 20 DSGVO können Sie von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder diese an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten;
● es besteht die Möglichkeit der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In einem solchen Fall können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.
7. Widerspruchsrecht
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO haben Sie das Recht zur Einlegung eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 21 DSGVO. Der Grund für das Einlegen eines solchen Widerspruchs kann sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ansonsten ist eine ausreichende Begründung ohne Angabe einer besonderen Situation gegeben, wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@buj-verband.de
Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig geprüft und kann gelegentlich aktualisiert werden.
Stand: 9. März 2022