Datenschutzinformationen für Mitgliedschaften innerhalb des BUJ e.V.

Der BUJ e.V. (nachfolgend BUJ) informiert Sie mit diesen Datenschutzinformationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft im Verband. Ihre personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten

Der gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche ist:

BUJ e.V.

c/o ABC Workspaces

Bertha-Benz-Straße 5

10557 Berlin

E-Mail: datenschutz@buj-verband.de

Telefon: 030-206414940

Der Datenschutzbeauftragte des BUJ ist unter der o.g. Anschrift in Berlin zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@buj-verband.de erreichbar.

Sollten Sie Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten haben, können Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a) Mitgliederverwaltung des BUJ

Der BUJ erhebt und verarbeitet im Rahmen, der Aufnahme in den Verband und im Rahmen der Mitgliederverwaltung regelmäßig folgende Daten:

• Name, Vorname
• Anschriften
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Arbeitgeber/Funktionsbezeichnung
• Rechnungsdaten
• Ggf. bei Gruppenmitgliedschaften persönliche Daten eines gesonderten Ansprechpartners im Unternehmen
• Kommunikationsdaten
• Optional private Anschrift- und Kontaktdaten, Geburtsdatum

Der BUJ verarbeitet diese Pflichtangaben, sowie optionalen Angaben, um Ihre Identifikation als Mitglied zu ermöglichen und etwaige Fehleingaben in der Dateneingabe zu erkennen und zu korrigieren. Grundlage ist der Mitgliedsantrag und / oder die Benennung als Mitglied durch das jeweilige Unternehmen.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Ihren Antrag hin und / oder zur Erfüllung der Mitgliedsverwaltung und ist gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO aufgrund der oben genannten Zwecke sowie für die Erfüllung der Vereinsmitgliedschaft und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sofern das Mitglied in Bezug auf seine oben genannten Pflichtangaben in weitere Datenverarbeitungen eingewilligt hat, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie haben ggf. die Möglichkeit über die o.g. Pflichtangaben hinaus weitere Informationen bereitzustellen. Die Angabe dieser Daten kann von Ihnen freiwillig vorgenommen werden und ermöglicht dem BUJ die Möglichkeit einer interessengerechteren Verwaltung der Mitgliedsdaten.

Sofern der BUJ aufgrund gesetzlicher Anforderungen zur Aufbewahrung nach Ende der Mitgliedschaft verpflichtet ist, werden die bei Ihrer Anmeldung hierzu erhobenen personenbezogenen Daten spätestens 10 Jahre nach Ende einer Mitgliedschaft gelöscht.  Der BUJ behält sich hiervon Ausnahmen vor. Diese Ausnahmen sind insbesondere in folgenden Fällen vorgesehen:

• wenn der BUJ gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO und sonstige vereins- oder steuerrechtliche Anforderungen) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist. Der Umfang einer solchen Speicherung ist durch die bestehende Aufbewahrungspflicht begrenzt.
• wenn eine Einwilligung von Ihrer Seite hinsichtlich einer darüber hinausgehenden Speicherung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO besteht.
• wenn der BUJ die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse entsprechend den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG zur Information über bevorstehende Veranstaltungen per E-Mail nutzt. Insofern erfolgt eine Speicherung Ihrer E-Mail-Adresse sowie Ihres Vor- und Nachnamen bis durch Sie ein Widerspruch hinsichtlich der Verarbeitung zu diesem Zweck eingelegt und dem BUJ zur Kenntnis gebracht wird.

b) Mitgliedsinformationen im Rahmen der Mitgliedschaft (Mitgliedsinformationen)

Die Zustimmung für die Zusendung von regelmäßigen Mitgliedsinformationen im Rahmen der Mitgliedschaft erfolgt konkludent durch Antrag zur Mitgliedschaft.

Eine Abmeldung von den Mitgliedsinformationen oder anderer elektronischer Kommunikation ist jederzeit, zum Beispiel über einen entsprechend vorgesehenen Link am Ende jeder E-Mail, möglich. Daneben besteht auch die Option, den Wunsch zur Abmeldung jederzeit an datenschutz@buj-verband.de per E-Mail zu senden.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Die im folgenden aufgeführten Zwecke sind eine abschließende Auflistung der Fälle, bei denen eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte stattfindet:

a) zur Vertragsabwicklung

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten wird vorgenommen, wenn dies gesetzlich zulässig und gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen notwendig ist.

b) zu weiteren Zwecken

Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet darüber hinaus statt, wenn eine gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich von Ihnen erteilte Einwilligung vorliegt oder gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht.

c) In Zusammenarbeit oder sonstiger Kooperation mit Dritten

Der Verband stellt im Zusammenhang mit dem Abschluss des Mitgliedsvertrages bzw. eines Vertrages zur Teillnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen erhobenen Daten über den Teilnehmer bei Veranstaltungen des Verbandes auch den Referenten der jeweiligen Veranstaltung zur Verfügung sowie, sofern aus organisatorischen Gründen notwendig, Partnern der Veranstaltung.

4. Veranstaltungen und Netzwerkaustausch

a) mittels Online-Diensten

Der BUJ bietet teilweise auch Veranstaltungen für die Mitgliedschaft an, die mittels der Nutzung von Online-Diensten (Videokonferenzsysteme) durchgeführt werden.

Hierzu nutzen wir einen Dienst der Firma Microsoft, namentlich das Videokonferenzsystem MS Teams.

Zudem bietet der BUJ seinen Mitgliedern die Möglichkeit, sich über Gruppen im System MS Teams für die Dauer ihrer Mitgliedschaft zu vernetzen. Hierfür ist eine einmalige Einwilligung des Mitglieds notwendig.

Mit der Firma Microsoft Ireland Operations Ltd. besteht ein Vertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO und ergänzende technische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Sofern Sie an den o.g. virtuellen Veranstaltungen unter Nutzung von MS Teams teilnehmen, können nachfolgende Daten erhoben und verarbeitet werden, die in europäischen Rechenzentren gespeichert werden:

• Zugangsdaten: Sie erhalten für die Anmeldung einen individualisierten Link, über den Sie an der Veranstaltung teilnehmen können.
• Inhaltsdaten, die Sie selbst und freiwillig im Rahmen der Veranstaltung zur Verfügung stellen: Es kann sich hierbei um Textnachrichten in Chats, Abstimmungen oder von Ihnen geteilte Dateien oder Bildschirme handeln.
• Profildaten, die in Ihrem MS Teams Account gespeichert sind oder Sie im Rahmen des Beitritts zum virtuellen Veranstaltungsraum eingeben: Teilnehmername, Profilbild, Status etc.

Es werden zudem systemseitig die Zeitpunkte und Daten Ihrer Einwahl und das Verlassen der Veranstaltung gespeichert. Dies ermöglicht dem BUJ insbesondere die Integrität der Veranstaltung zu gewährleisten. Weiterhin erlaubt die Speicherung dieser Daten dem BUJ Teilnahmebestätigungen etc. auszustellen.

Es werden zudem Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Nutzung von MS Teams erhoben. Diese Daten dienen der Problembehandlung und der Sicherheit des technischen Dienstes. Rechtsgrundlage ist hierbei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir für die Teilnehmer der Veranstaltung einen sicheren und störungsfreien Ablauf der Veranstaltung gewährleisten wollen.

Bitte beachten Sie daher, dass während der Veranstaltung ggf. Ihr Name, Profilfoto und Ihre Chat-Beiträge für andere Teilnehmer und die Moderatoren sichtbar sind. Sofern Sie dies nicht wünschen, stehen Ihnen entsprechende technische Möglichkeiten zur Verfügung.

Es gelten ergänzend die nachfolgenden Hinweise der Microsoft Ireland Operations Ltd:

https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

Microsoft Ireland Operations Ltd erhebt und nutzt dabei bestimmte Diagnosedaten in eigener Verantwortung und für eigene Zwecke. Hierbei agiert Microsoft Ireland Operations Ltd. als Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

5.  Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte:

• nach Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, wovon vor allem die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten erfasst sind;
• eine von Ihnen erteilte Einwilligung kann von Ihnen nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit uns gegenüber widerrufen werden. Bei einem solchen Widerruf darf die Datenverarbeitung von uns zukünftig nicht länger fortgeführt werden;
• nach Art. 16 DSGVO können Sie bei uns unmittelbar die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung der von Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
• nach Art. 17 DSGVO können Sie verlangen, dass die von Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht werden. Ausnahmen hinsichtlich eines solchen Anspruchs bestehen, wenn die Verarbeitung aufgrund des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist;
• nach Art. 18 DSGVO können Sie uns gegenüber verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt werden soll, mit der Begründung, dass die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig geschieht. Eine Löschung der Daten wird von Ihnen jedoch abgelehnt und wir benötigen diese Daten nicht länger, Sie sind auf diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen auf diese angewiesen oder haben gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt;
• nach Art. 20 DSGVO können Sie von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder diese an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten;
• es besteht die Möglichkeit der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In einem solchen Fall können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden.

6. Widerspruchsrecht

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht zur Einlegung eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 21 DSGVO. Der Grund für das Einlegen eines solchen Widerspruchs kann sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ansonsten ist eine ausreichende Begründung ohne Angabe einer besonderen Situation gegeben, wenn sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@buj-verband.de

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig geprüft und kann gelegentlich aktualisiert werden.

Stand: 19. September 2022